Cours Animalia est membre de la Maîtrisez les outils de communication, adoptez une posture professionnelle, apprenez à gérer votre temps et à conserver des documents… en suivant ce stage pratique en secrétariat, dans nos locaux, aux portes de Paris.
Le programme du stage de secrétaire
Dès votre arrivée, nous vous accueillerons dans une ambiance conviviale, autour d’un café ; l'occasion pour vous de faire connaissance avec les autres participants et le formateur.
Après la présentation de l’atelier, il fera un tour de table afin de connaître les attentes de chacun.
Ensuite, vous entrerez dans le vif du sujet en abordant ces différents thèmes pendant les 5 jours de votre formation pratique :
LES OUTILS DE COMMUNICATION DU SECRÉTAIRE
- Rédiger efficacement : les plans, les mots de liaison, les mentions obligatoires
- Communication interne : memos, notes d’information, comptes rendus, relevés de décision
- Communication externe : lettres
- Spécificités des courriels : transfert, répondre à, pièces jointes, historique
- Appels téléphoniques : internes, externes, entrants, sortants – prises de messages
L'ACCUEIL ET LA POSTURE PROFESSIONNELLE
- Physique
- Téléphonique
- Gérer un interlocuteur agressif
LA GESTION DU TEMPS
- Outils d’une bonne gestion du temps : agendas, plannings
- Savoir gérer les priorités
- L’urgent et l’important
- Comprendre les mécanismes du stress
- Apprendre à le maîtriser
- Appréhender des techniques de lâcher prise
LA CONSERVATION DE L'INFORMATION
- Le classement
- L’archivage
- L’arborescence numérique
- La connaissance de l’entreprise
- Les fonctions des différents services
- Le circuit des documents administratifs
LES SPÉCIALISATIONS DU METIER DE SECRETAIRE
- RH
- Commercial Ventes
- Juridique
- Achats
L'ORGANISATION DE RÉUNIONS
- Méthodologie, rétro-planning, check-list, convocations, réservations
Dans une logique d’amélioration continue, lors de la dernière journée, le formateur vous remettra une fiche d'évaluation et vous demandera de faire un bilan de cette semaine.
Ce stage en secrétariat vous permet de : (les objectifs n’étaient pas clairement indiqués)
- Maîtriser les outils de communication
- Adopter une posture professionnelle
- Apprendre à gérer votre temps
- Savoir conserver des documents
- …
Suivant le thème de l’atelier, un ou plusieurs outils pédagogiques peuvent être utilisés afin de maximiser la pratique :
- Jeux de rôles
- Débriefings individuels
- Travaux personnalisés et en sous-groupes
- Mises en situation
- Etudes de cas
- Exercices pratiques
